Пример технологии проведения презентации

1. Формулировка целей.

Организовать распространение независимыми СМИ информацию о новом продукте в положительном ключе, тем самым обеспечив продвижение продукта.

2. Целевая аудитория.

Журналисты и представители местных, региональных СМИ, включая печатные издания и интернет ресурсы;
Представители администрации, политическая и бизнес элита;

Клиенты, друзья и партнеры компании.

3. Место проведения.

Место проведения определяется в соответствии с определенными требованиями, оно должно обладать некоторой известностью и располагать приемлемым на высоком уровне эстетическим (тематическим) дизайном, комфортом. Просторный зал не должен вызывать ощущение дискомфорта и тесноты.

Также место должно соответствовать акустическим требованиям и иметь достаточное освещение, если предполагается трансляция по ТВ. Как вариант, можно назначить определенное место сбора и оттуда организованно доставить участников на презентацию.

4. Оповещение и приглашение участников.

 - день проведения презентации четверг, это оптимально позволяет подготовить журналистами материал в СМИ и на ТВ;

 - извещение представителей СМИ проводиться в понедельник, курьерской доставкой приглашений. В первую очередь приглашаются издания, которые выходят во вторник, они предвещают в своем выпуске грядущее событие;

 - оформление приглашения должно соответствовать уровню мероприятия;

 - работу курьера выполняет привлекательная, коммуникабельная и компетентная девушка. В идеальном варианте, ей необходимо будет лично встретиться с руководителем ресурса СМИ, объяснить все положительные моменты презентации, убедить в целесообразности осветления мероприятия в СМИ и уточнить, кто именно будет присутствовать от данного ресурса;

 - в среду и утром в четверг делаются контрольные звонки участникам, как напоминание и утонение данных приглашенных участников. Объяснить, что контактные данные, имена и фамилии участников требуются для контроля, регистрации, эффективной организации и вручения подарков. Также стоит задача правильно донести убедительную просьбу прибыть без опозданий, это делается в контексте общения, как бы, между прочим.

5. Регистрация участников.

Регистрирует и контролирует участников специально выделенный человек, возможно из службы безопасности. Это происходит на входе, где проверяются данные согласно списка и выдается представительская карточка установленного образца, с ФИО и наименованием организации.

6. Медиатор или ведущий презентации.

Требования к ведущему: приятная внешность, коммуникабельность, приятный голос, опыт в проведении мероприятий. В некоторых случаях, даже лучше приглашать человека не из самой организации, главное, что бы он соответствовал.

7. Презенты для участников.

Подарок должен соответствовать мероприятию и иметь отношение к организации. Можно в качестве дополнительного подарка организовать фотосессию участников и организаторов.

8. Пресс-кит или дополнительная информация.

Может быть выполнен в виде программы мероприятия и содержать данные о рынке и его состоянии, перспективах, продуктах компании, историю предприятия, отношение к организации знаменитостей.

9. Неофициальная часть.

В процессе фуршета или банкета, перед  организатором презентации может стоять задача заинтересовать журналистов в эксклюзиве с представителями компании. В этом случае, организатор сводит журналиста с представителями или владельцами компании,  которые заранее готовы к эксклюзивному интервью.

10. Потенциальные участники.

Имея список с потенциальными клиентами и их особенностями, шансы на успешное проведение презентации значительно увеличиваются.