Пресс конференция - встреча журналистов с представителями объектов с целью предоставления в СМИ фактографической, проблемной и комментирующей информации о событиях.  Объектами могут выступать любые государственные организации, бизнес компании, общественно-политические структуры.

Создается пресс-конференция специалистами по связям с общественностью для привлечения внимания клиентов, целевой аудитории и организованной подачи нужной информации в СМИ. Особенностями такой организации подачи информации, является новости от первого источника, который подчеркивает авторитет и важность заявления, а также возможность ответа на все попутные вопросы.

Как составляющая часть конференции может применяться пресс-релиз, который рассылается журналистам вместе с приглашением и служит дополнительной информации для написания материала в СМИ.

По масштабам организации пресс-конференции бывают:

- корпоративные;
 - региональные;
 - общенациональные;
 - международные.

Подготовка пресс-конференции

Формируется группа специалистов из разных структурных подразделений, главная ответственность за проведение и организацию пресс-конференции возлагается на специалиста по коммуникациям.

Подготовка проводиться по критериям:

 - статус, раскрывает значимость события;

 - техническое оснащение;

 - удобство расположения;

 - содержание;

 - визуальная сторона;

 - время.

Техническое оснащение зависит от программы события, например показ видео, слайдов, оснащение зала местами для гостей. Удобство расположения является чисто организационным вопросом, о месте расположения, транспортной развязке, наличие парковочных мест. Визуальная сторона предусматривает, что и как будет выглядеть на экране телевизора. По времени нужно учитывать все события, происходящие в день пресс-конференции, даже вероятные пробки на дорогах.

 Длительность пресс-конференции в среднем от 30 минут до одного часа. Одна из разновидностей пресс-конференции  - оперативный брифинг, его продолжительность менее 30 минут.

Приглашение на пресс-конференцию

Для наибольшей эффективности необходимо составить приглашение на пресс-конференцию таким образом, чтобы заинтересовать, главным образом, нужные издательства и отсеять непрофильных журналистов.

Структура приглашения

 - цель и сущность мероприятия;

 - место и дата события;

 - содержание, которое убеждает прибыть на пресс-конференцию.

 - контактная информация.

Также в приглашении можно указать на организацию фуршета, после пресс-конференции, это придаст эмоциональной окраски мероприятию и создаст возможность неофициального общения.

В конце пресс-конференции журналистам предоставляют медиа-кит или пресс-кит, своеобразную папку в которой изложено максимум информации о освещаемом в пресс-конференции событии:

 - пресс-релиз;

 - состав официальных лиц, должность, контакты, биографии, прочее;

 - информационный материал пресс-конференции;

 - дополнительный материал, схемы, слайды, видео, фото.

Материал по теме:

ПРИМЕР ПРЕСС-КИТА (MEDIA-KIT)

КАК ПОДГОТОВИТЬ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ, НЮАНСЫ И ОСОБЕННОСТИ

ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ