В простом понимании участники пресс-конференции делятся на президиум и журналистов. Несмотря на то, что приглашают именно журналистов, а президиум, это представители организации, которая организовала проведение пресс-конференции, их важность президиума подчеркивается отношением, их встречают, провожают, организовывают досуг и неофициальные встречи с журналистами.

В президиуме обычно находятся 3-5 человек, из которых выделяют:

 Ведущий.

 Начинает выступление с приветствия, краткого изложения сути пресс-конференции, плана и  организационных моментов, в ходе ее проведения. Далее ведущий делает вступительную речь.

Ньюзмейкер.

Человек, который «доносит» или делает новость. За ним закрепляется ответственность за определенные новостные события. До начала пресс-конференции, по возможности, ограждается от журналистов.

Эксперт.

Ключевая фигура. Отвечает на вопросы, раскрывает суть проблематики или достижения.

Перед началом конференции:

 - проверяется подготовка персонала, готовность дополнительного персонала для встречи и обслуживания участников, организации их безопасности, контроль общественного правопорядка;

 - проверяются системы работы связи, освещения, кондиционирования;

 - тестовая работа оргтехники и остального технического обеспечения.

После приветствия и вступления ведущего, ньюзмейкер освещает основную новостную информацию. Далее следует основная часть конференции, вопросы-ответы, заключение и неофициальная часть.

Особенности проведения пресс-конференции

На пресс-конференции не должно быть пауз молчания, для этого на этапе вопросов и ответов, подготавливаются наиболее актуальные вопросы, которые могут задать специально приглашенные или знакомые журналисты. Это поможет снять рамки напряжения и запустит цепочку вопросов от других журналистов.

Порядок очередности вопросов определяется также заранее, это могут быть записки или по очередности поднятых рук.

Самый главный акцент ставиться на информативность сообщений пресс-конференции. Запрещается уходить от вопросов журналистов молчанием или открытым нежеланием отвечать на вопрос. Примером может служить пресс-конференция депутата ВР Украины Семена Семенченка, при выступлении его на ТВ 6 января 2015 года, когда открытый отказ отвечать на вопрос, пусть даже провокационный, существенно снизила его рейтинг и отбилась негативным отпечатком на его личности и карьере.

Даже ответ по типу: «У меня нет данных» или «Я не знаю» лучше открытого отказа или игнорирования.

В случае ошибки, лучше исправиться и принести извинения, иначе этим воспользуются журналисты, что в итоге приобретет негативную окраску всей организации.

Поведение участников президиума, должно быть естественное, уверенное, без лишней эмоциональности.

Печатный текст должен быть всегда под рукой, но сплошное чтение вызывает отзыв некомпетентности, к тексту следует прибегать только в крайних случаях.

Любой экспромт должен быть заранее подготовлен, при вероятности провокационных вопросов, лучше их задаст «свой» журналист.

Заканчивается пресс-коференция прощанием, которое также заранее репетируется, что бы в неофициальной обстановке (например, фуршет) наладить контакты с нужными людьми и изданиями, провести свое социологическое исследование, понять что понравилось, а что нет.

Как вариант, определяется человек, который благодарит участников перед уходом или вручает символические подарки. Подобные методы способствуют дальнейшему сотрудничеству.