Подготовка к пресс-конференции на практике

Кроме основного информационного материала и составления списков гостей и участников, по время подготовки нужно учитывать, что в ходе проведения журналисты могут задавать вопросы, на которые потребуется дать содержательный ответ. Поэтому нужно заранее составить список вероятных вопросов и ответов или создать ситуацию, когда журналист сам задаст нужный вопрос.

В дополнение при подготовке проводится репетиция устного диалога участниками пресс-конференции.

Дата проведения.

Практически определенно, что оптимальные дни проведения пресс-конференции, это в середине недели. Выходные в редакциях, это в основном воскресенье и понедельник, после которых, как правило, требуется новая и свежая информация или событие. Нужно учесть, что в первой половине дня, проходят совещания и планерки.

Материал, поданный на пресс-конференции в пятницу/субботу, журналист может не успеть обработать, а через несколько дней его актуальность потеряет былую силу.

Оповещение.

Проводиться в три этапа:

1. Анонс . Проводиться за неделю до пресс-конференции. 
2. Повтор анонса. За два-три дня до мероприятия.
3. Рассылка анонсов-приглашений.
4. «Контрольный» телефонный звонок в редакции СМИ

Сокращение  этапов возможно, если новость горячая и не терпит отложения . В лучшем варианте оповещения, редакции оповещаются в живую представителем организации или курьером, но в виду объективных причин, чаще всего используется факс или рассылка по электронной почте.

Отсылать приглашения лучше в вечерние часы, когда наблюдается спад информационной активности. По телефону уточняется желание редакции посетить мероприятие, дополнительная информация, ограничения по количеству гостей.

Оформление.

Для успешного проведения пресс-конференции, все должно быть понятно и прозрачно уже на самом входе, для этого нужно посмотреть на оформление здания чужими глазами. Размещаются специальные указатели в направлении раздевалки, санузла, зала для пресс-конференции.

На местах, где будут располагаться участники конференции, выставляются таблички с должностью, фамилией, именем и фамилией. При этом данные дублируются на обратной стороне таблички, чтобы участник мог легко найти свое место.

Организаторы пресс-конференции обозначаются представительскими карточками одинакового образца.

Логотип или красиво оформленное название организации проводящей пресс-конференцию, размещается сразу за участниками на стене. Это символизирует тематику мероприятия, уровень компании и делает своего рода рекламу.

На столе размещается только самое необходимое: канцелярия, микрофон, вода.